====== Kundendokumente & Mails ======

===== Dokumentenlayout =====

Das Layout also die Kopf- und Fußzeilen sind bei allen PDF Dokumenten gleich. Entweder diese kommen aus der hinterlegten Konfiguration (vom TS Team änderbar) oder aus den Dokumenteneinstellungen der Brands (selbst hinterlegbar) oder des Partners (selbst hinterlegbar). Die Einstellungen der **[[travelseller:kunden_partner:brands#dokumente |Brands]]** überschreiben die Daten in der internen Konfiguration. Die Einstellungen beim  **[[travelseller:kunden_partner:kontakte:partner:partnerdokumente|  Partner]]** überschreiben die interne Konfiguration und die Brandeinstellungen.

===== Buchungsbestätigung =====

Sobald ein Kunde eine Reise gebucht hat, bekommt dieser eine Mail mit der Buchungsbestätigung und der Rechnung als PDF.


==== Mail Bestätigung====


{{:travelseller:kommunikation_dokumente:bestaetigungsmail1_2.png|Mail Teil 1}}

Neben der Anrede, dem Reisetitel, dem Hotel und dem Datum sind die Infos zur buchenden Person und zu den Reisenden enthalten.

Gleichzeitig ist eine Bestätigungslink integriert, wird dieser vom Kunden angeklickt, wird das Datum  bei "Rechnung erhalten:" gesetzt. (**[[travelseller:buchungsverwaltung:buchungen:stammdaten:daten_datum# daten |Buchung--Stammdaten--Daten/Datum]]**)

{{:travelseller:kommunikation_dokumente:bestaetigungsmail2.png|Mail Teil 2}}

Hier wird der Reisepreis mit den einzelnen Positionen, der Anzahlungs-Betrag und die Zahlart sowie der AGB  Link (intern in der Konfig hinterlegt, Bedarf TS Team  Änderung) und der Text der Bill-Mail angezeigt. 


{{:travelseller:kommunikation_dokumente:bestaetigungsmail3.png|Mail Teil 3}}


Ganz unten steht noch die Absenderdetails (intern in der Konfig hinterlegt, Bedarf TS Team Änderung).


**[[travelseller:kommunikation_dokumente:kundenkommunikation_dokumente:kundendokumente_mails| nach oben]]** 

==== PDF Bestätigung ====

Dies ist das PDF, welches nach einer Buchung mit der Bestätigungsmail an den Kunden geschickt wird.

{{:travelseller:kommunikation_dokumente:bestaetigungtsmandant.png|Bestätigung TS Mandant}}

Es ist nun möglich die Zusatzleistungsnotiz auf der Bestätigung auszugeben. (Freischaltung erforderlich)]]


Es gibt ein Konfig-Setting, das die genau Anzahl der Reisenächte auf der Bestätigung angeben kann. Bitte wenden sie sich an das TS-Team.

**[[travelseller:kommunikation_dokumente:kundenkommunikation_dokumente:kundendokumente_mails| nach oben]]** 

==== Texte anpassen Bestätigung ====

Unter dem Modul **[[travelseller:extras:mailtexte| Extras--Mail-Texte]]** können die Mail- und PDF-Texte angepasst werden. Geben sie dafür einfach ein Stichwort aus dem PDF- oder dem Mail-Text in das Filterfeld ein. Mit Klick auf {{:travelseller:reiseverwaltung:bearbeiten.png|bearbeiten}} können sie den Text bearbeiten.

=== Mail Text (billmail)===
{{:travelseller:kommunikation_dokumente:bestaetigungmailtexte.png|Mail Text}}

=== PDF Text (booking)===


{{:travelseller:kommunikation_dokumente:bestaetigungtexte.png|Texte anpassen}}


Des Weitern können folgende Textpassagen  (Filtersuche):  ML_BOOK_CONFIRM_DOC,  ML_TRIP_DATE, ML_PERSONS, ML_TRAVELLER_NAMES, ML_YOUR_INSURANCE, ML_BOOKED_ADDONS
unter  **[[travelseller:extras:buchungsstreckentexte | Extras--Buchungssteckentexte]]** bearbeitet werden.

**[[travelseller:kommunikation_dokumente:kundenkommunikation_dokumente:kundendokumente_mails| nach oben]]** 

===== Rechnung =====


Achtung, der Kunde erhält keine Rechnung, wenn die Buchung über einen **[[travelseller:kunden_partner:kontakte:partner:b2b|  B2B Partner]]**  getätigt wurde und dieser als **[[travelseller:kommunikation_dokumente:partnerkommunikation#b2b_partner |Rechnungsempfänger]]** ausgewählt ist.

==== PDF Rechnung ====


Dies ist das PDF der Rechnung, die mit der Buchungsbestätigung an den Kunden geschickt wird.

=== Bankdaten ===
 Ja nachdem welche Zahlart ausgewählt ist,  werden die Bankdaten ausgegeben (aktuell nur bei Überweisung). Diese sind entweder in der internen Konfiguration hinterlegt oder es wird vorrangig die im Menü FIBU–Parameter unter **[[travelseller:fibu:einstellungen:parameter#default_kontoverbindungen| Default Kontoverbindungen]]** angegebene Kontoverbindung für Buchungsrechnungen herangezogen. 

Wurde die Buchung über einen Partner oder/und eine Brand getätigt und in der **[[travelseller:kunden_partner:brands#alternative_konfiguration|Alternativen Konfig Brand ]]** /**[[travelseller:kunden_partner:kontakte:partner:konfig#bankverbindung |Alternativen Konfig Partner]]** sind Bankdaten hinterlegt, werden diese hier auf der Rechnung ausgegeben.(Reihenfolge: Die interne Konfiguration des Mandanten wird von der Brand überschrieben. Gibt es noch einen Partner, wird auch die Brand mit den Partnerdaten überschrieben.)

Es gibt ein Konfig-Setting, das die genau Anzahl der Reisenächte auf der Rechnung angeben kann. Bitte wenden sie sich an das TS-Team.

{{:travelseller:kommunikation_dokumente:rechnung.png|Rechnung}}

=== Zusammensetzung der Rechnung ===

== Behandlung Gutscheine ==

Es gibt zwei neue Konfig-Settings:\\
  * **pdf_book_bill_bisher_gezahlt_ohne_gs_summe** => Auf der Buchungsrechnung wird im Betrag "bisher gezahlt" die Gutscheinsumme nicht einberechnet. Ohne diesen Parameter wird der Gutschein in dieser Summe angegeben. 

  * **pdf_book_bill_bisher_gezahlt_negativ** => Dies stellt die Zahlsumme mit gedrehtem Vorzeichen dar.


(Freischaltung erforderlich)

==== Texte anpassen Rechnung ====


=== Mail Text ===

Die Texte der Mails ändern sie unter **[[travelseller:extras:mailtexte|Extras - Mailtexte]]**.

Hier gibt es zum einen den Mailtext der **"billmail"** (Rechnung wird mit der Bestätigung versandt) und die **"billmail_buchungsrechnung_resend**" -Mail, wenn die Rechnung nochmals an den Kunden gesendet wird die . 



=== PDF Text ===

Die Texte der Rechnung können sie unter **[[travelseller:extras:buchungsstreckentexte | Extras--Buchungsteckentexte]]** mit Eingabe der Schlagwörter suchen und mit {{:travelseller:reiseverwaltung:bearbeiten.png|bearbeiten}} bearbeiten. Folgende Textpassagen können angepasst werden: ML_TRIP_TITLE_2,ML_TRIP_START_DATE, ML_TRIP_END_DATE, ML_POS, ML_STATUS, ML_AMOUNT,ML_TITLE, ML_BILL_VALUE,ML_VAT_INCULDED,ML_BISHER_GEZAHLT,ML_STILL_TO_PAY,ML_BILL_PAY_INFO


{{:travelseller:kommunikation_dokumente:rechnungmulitangtext.png|Texte}}

Die Text zur Magenbesteuerung  ändern sie unter **[[travelseller:extras:mailtexte|Extras - Mailtexte]]** Typ: PDF-Texte.

**[[travelseller:kommunikation_dokumente:kundenkommunikation_dokumente:kundendokumente_mails| nach oben]]** 

===== Anfrage =====

Bei einer Anfrage erhält der Kunde eine Mail ohne Anhang.

=== Mail ===

{{:travelseller:kommunikation_dokumente:kundenkommunikation_dokumente:anfragemail.png|Anfragemail}}

=== Text ändern ===
Unter dem Modul **[[travelseller:extras:mailtexte| Extras--Mail-Texte]]** können die Mail-Texte angepasst werden. Geben sie dafür einfach ein Stichwort aus dem dem Mail-Text in das Filterfeld ein. Mit Klick auf {{:travelseller:reiseverwaltung:bearbeiten.png|bearbeiten}} können sie den Text bearbeiten.

Key:request_ack

==== Anfragebestätigung ====

Der Kunde erhält folgende Mail mit der **[[travelseller:kommunikation_dokumente:kundenkommunikation_dokumente:kundendokumente_mails#pdf_rechnung |Rechnung]]** und der **[[travelseller:kommunikation_dokumente:kundenkommunikation_dokumente:kundendokumente_mails#pdf_bestaetigung|Bestätigung]]** als PDF im Anhang. 

{{:travelseller:kommunikation_dokumente:kundenkommunikation_dokumente:kundenanfragebestaetigung.png|Anfragebestätigung}}

=== Mail-Text ändern ===

Unter **[[travelseller:extras:mailtexte|Extras-Mailtexte]]**  lässt sich der Text ändern.

{{:travelseller:kommunikation_dokumente:kundenkommunikation_dokumente:kundenanfragebestaetigungmailtexte.png|Anfragebestätigungtexte}}

Key:request_ok

==== Anfrageablehnung ====

{{:travelseller:kommunikation_dokumente:kundenkommunikation_dokumente:kundenanfrageabsage2.png|Anfragenabsage}}

=== Mail-Text ändern ===

Unter **[[travelseller:extras:mailtexte|Extras-Mailtexte]]**  lässt sich der Text ändern.


{{:travelseller:kommunikation_dokumente:kundenkommunikation_dokumente:kundenanfrageabsagemailtexte.png|Texte ändern}}

Key:request_cancel

===== Zahlungseingang =====

==== Anzahlung ====
 
=== Mail ===

{{:travelseller:kommunikation_dokumente:kundenkommunikation_dokumente:anzahlungsmail.png|Anzahlungsmail}}
 
=== Mail-Text ändern ===

Unter **[[travelseller:extras:mailtexte|Extras-Mailtexte]]**  lässt sich der Text ändern.

{{:travelseller:kommunikation_dokumente:kundenkommunikation_dokumente:anzahlungsmailtextaenderns.png|Text ändern}}


==== Restzahlung oder vollständiger Zahlungseingang ====
 
=== Mail ===

Diese Mails, die nach dem Eingang der Restzahlung geschickt werden, sind dieselben Mails die beim **[[travelseller:kommunikation_dokumente:kundenkommunikation_dokumente:kundendokumente_mails#mail_voucher|Versand der Voucher]]** generiert werden.

===== Voucher =====

==== Mail Voucher====


Hier wird in zwei Mails unterschieden. 



=== 1. Voucher-Mail manueller Unterlagenversand (vouchermail)===
Hier ist der Haken in den Stammdaten der Reise beim "manuellen " Unterlagenversand gesetzt. So dass die Unterlagen erst später manuell versendet werden.

{{:travelseller:kommunikation_dokumente:kundenkommunikation_dokumente:vouchermail2.png|Vouchermail manuell}}




=== 2. Zahlungseingangsmail automatischer Unterlagenversand (paymail) ===

Hier erfolgt der Versand automatisch nach dem Zahlungseingang der Restzahlung bzw. bei vollständiger Zahlung.

{{:travelseller:kommunikation_dokumente:kundenkommunikation_dokumente:vouchermailautomatisch2.png|Vouchermail auto}}





==== Texte anpassen Voucher ====



=== Mailtexte ändern ===


Der Text werden unter **[[travelseller:extras:mailtexte|Extras-Mailtexte]]**   angepasst .

**1. Vouchermail**


{{:travelseller:kommunikation_dokumente:kundenkommunikation_dokumente:vochermailtextaenderns.png|Vouchermailtexte}}

**1. Paymail**

{{:travelseller:kommunikation_dokumente:kundenkommunikation_dokumente:zahlungsmailtextaenderns.png|Zahlunngsmailtext}}

==== PDF Voucher ====


=== Voucher Quartier ===

{{:travelseller:kommunikation_dokumente:kundenkommunikation_dokumente:quartiervoucher2.png|Quartiervoucher}}

=== Voucher Flug ===


== Hinflug ==



{{:travelseller:kommunikation_dokumente:flugvoucherhin.png|Hinflug}}

== Rückflug ==



{{:travelseller:kommunikation_dokumente:flugvoucherhrueck.png|Rückflug}}

== Hinweise ==




{{:travelseller:kommunikation_dokumente:flugvoucherhinweis.png|Hinweis}}

== Texte ändern ==


Um die Texte zu ändern, öffnen sie den Dialog **[[travelseller:extras:mailtexte| Mail-Texte]]**  unter dem Modul Extras. Stellen den Filter auf  PDF-Texte und suchen nach Voucher. Mit Klick auf {{:travelseller:reiseverwaltung:bearbeiten.png|bearbeiten}} können sie den Text bearbeiten.

{{:travelseller:kommunikation_dokumente:flugvouchertextaendern.png|Text ändern}}

== neuer Flug-Voucher ==

 
(Freischaltung erforderlich)
Die Flug-Voucher können in einem neuen Layout ausgegeben werden. Beide Flüge (Hin- und Rückflug) werden nun auf einem Voucher pro Person angegeben. Dieses Feature erfordert eine Freischaltung durch das Travelsellerteam.

{{:travelseller:kommunikation_dokumente:neueflugvoucher.png|neue Flugvoucher}}



**[[travelseller:kommunikation_dokumente:kundenkommunikation_dokumente:kundendokumente_mails| nach oben]]** 


=== Voucher Zusatzleistung ===

Ein Zusatzleistungs-Voucher wird nur generiert, wenn im **[[travelseller:reiseverwaltung:zusatzleistungen:stammdaten#voucher_erstellen |Produkt Zusatzleistung]]** der Haken bei "Voucher stellen" gesetzt ist. Der Text auf dem Voucher kann ebenfalls dort hinterlegt werden (Voucher-Text).

{{:travelseller:kommunikation_dokumente:kundenkommunikation_dokumente:zusatzleistungsvoucher.png|Voucher Zusatzleistung}}


**[[travelseller:kommunikation_dokumente:kundenkommunikation_dokumente:kundendokumente_mails| nach oben]]** 

===== Stornierung=====


Die **[[travelseller:buchungsverwaltung:buchungen:stammdaten:daten_datum#buchung_stornieren|Stornierung]]** erfolgt immer aus der Buchung heraus.

==== Stornomail ====

Folgende Mail wird an den Kunden geschickt.

{{:travelseller:kommunikation_dokumente:kundenkommunikation_dokumente:stornomail.png|Stornomail}}
=== Texte anpassen Stornorechnungsmail ===
Key:storno

==== Stornorechnung ====

Die Stornorechnung muss immer separat aus der Buchung an den Kunden gesendet werden.



=== Mail Stornorechnung ===


{{:travelseller:kommunikation_dokumente:kundenkommunikation_dokumente:stornorechnungsmail2.png|Stornorechnungsmail}}

=== PDF Stornorechnung ===

=== Texte anpassen Stornorechnungsmail ===

Der Text werden unter **[[travelseller:extras:mailtexte|Extras-Mailtexte]]**   angepasst .

Key: stornomail

===== Zahlungserinnerung und Mahnung =====

Damit die Zahlungserinnerungs- und Mahnungs-Mails auch automatisiert aus dem TS heraus verschickt werden, muss dies vom TS Team eingestellt werden. Folgende **[[travelseller:buchungsverwaltung:mahnungen:mahnstatus_uebersicht#automatische_mahnungen_verschicken |Mahnungsinfos]]** werden dazu benötigt. 
Manuell können Erinnerungen/Mahnungen auch aus der Buchung (**[[travelseller:buchungsverwaltung:buchungen:stammdaten:buchungsabrechnung#zahlungserinnerung_mahnung_zahlungen |Buchungsrechnung:Rechnung bearbeiten:Zahlungserinnerung & Mahnung & Zahlungen]]**) heraus verschickt werden.

==== Zahlungserinnerung ====

Zahlungserinnerungen gibt es für die Anzahlung, Restzahlung und Stornorechnung.

=== Mail Zahlungserinnerung & Text ändern ===


Die Texte der Mail können unter **[[travelseller:extras:mailtexte| Extras-Mailtexte ]]** geändert werden.

{{:travelseller:kommunikation_dokumente:kundenkommunikation_dokumente:zahlungserinnerungextrasmailtexte.png|Mailtexte}}

^ Mail ^ Mailart ^ Key für Textänderung ^
|{{:travelseller:kommunikation_dokumente:kundenkommunikation_dokumente:zahlungserinnerunganz.png|}}| **Anzahlungserinnerunsgmail** |buchungsrechnung_anzmahn|
|{{:travelseller:kommunikation_dokumente:kundenkommunikation_dokumente:zahlungserinnerungrest.png|}}|**Restzahlungerinnerungsmail**|buchungsrechnung_restmahn|
|{{:travelseller:kommunikation_dokumente:kundenkommunikation_dokumente:zahlungserinnerungstorno.png|}}|**Stornorechnungserinnerungsmail**|stornorechnung_zahlerinnerung|




=== Dokumente Zahlungserinnerung ===

Bei der Zahlungserinnerung werden die Dokumente **[[travelseller:kommunikation_dokumente:kundenkommunikation_dokumente:kundendokumente_mails#pdf_bestaetigung|Bestätigung]]** und **[[travelseller:kommunikation_dokumente:kundenkommunikation_dokumente:kundendokumente_mails#pdf_rechnung|Rechnung]]** verschickt.



==== Mahnung ====

=== Mail 1. Mahnung & Text ändern ===


Die Texte der Mail können unter **[[travelseller:extras:mailtexte| Extras-Mailtexte ]]** geändert werden.

{{:travelseller:kommunikation_dokumente:kundenkommunikation_dokumente:1mahnungextrasmailtexte.png|Mailtexte}}

^ Mail ^ Mailart ^ Key für Textänderung ^
|{{:travelseller:kommunikation_dokumente:kundenkommunikation_dokumente:1mahnunganz.png|}}| **1Mahnunganzahlungsmail** | buchungsrechnung_anzmahn_stufe1|
|{{:travelseller:kommunikation_dokumente:kundenkommunikation_dokumente:1mahnungrest.png|}}|**1Mahnungrestzahlungsmail**|buchungsrechnung_restmahn_stufe1|
|{{:travelseller:kommunikation_dokumente:kundenkommunikation_dokumente:1mahnungstorno.png|}}|**1Mahnungstornorechnungsmail**|stornorechnung_mahnung_stufe1|


=== Mail 2. Mahnung & Text ändern ===


Die Texte der Mail können unter **[[travelseller:extras:mailtexte| Extras-Mailtexte ]]** geändert werden.

{{:travelseller:kommunikation_dokumente:kundenkommunikation_dokumente:2mahnungextrasmailtexte.png|Mailtexte}}

^ Mail ^ Mailart ^ Key für Textänderung ^
|{{:travelseller:kommunikation_dokumente:kundenkommunikation_dokumente:2mahnunganz.png|}}| **2Mahnunganzahlungsmail** |buchungsrechnung_anzmahn_stufe2 |
|{{:travelseller:kommunikation_dokumente:kundenkommunikation_dokumente:2mahnungrest.png|}}|**2Mahnungrestzahlungsmail**|buchungsrechnung_restmahn_stufe2|
|{{:travelseller:kommunikation_dokumente:kundenkommunikation_dokumente:2mahnungstorno.png|}}|**2Mahnungstornorechnungsmail**|stornorechnung_mahnung_stufe2|