Gutschriften-Tool

(kein Standard-Feature » zur Aktivierung bitte beim TS Support melden)

Der Menüpunkt “Gutschriften-Tool” erlaubt dem Nutzer automatisiert die Aktionen durchzuführen, die er manuell in der Eingangsrechnung im Reiter Gutschriften-Tool durchführen kann. (separate Doku: HIER) Bei der Abrechnung der Hotels muss dies in der Buchhaltung angegeben werden.

Der Ablauf ist in 3 Schritte unterteilt:

Es ist der Zeitraum zu wählen, für den offene (d.h. nicht abgerechnete) Kostendatensätze für Hotels/Leistungsträger vorhanden sind. Bei der Suche werden nur Hotels/Leistungsträger berücksichtigt, die für die “Abrechnung über Gutschrift” (jeweils Haken in den Stammdaten) freigegeben sind. Für die Suche kann gewählt werden, auf welches Datum sich der Zeitraum bezieht. Zur Auswahl stehen hier:

• Abreise
• Anreise
• Buchung

Zusätzlich kann das Rechnungsdatum vorgegeben werden. Wird das nicht gemacht, wird automatisch der aktuelle Tag verwendet.

Normalerweise werden nur Gutschriften für bezahlte Buchungen erstellt. Es ist aber auch möglich durch setzen des Hakens “Unbezahlte Buchungen abrechnen”, diese Einschränkung aufzuheben.

Nach Klick auf “Suchen” werden die Ergebnisse so visualisiert.

Jetzt kann der Nutzer entscheiden, welche Hotels / Buchungen / Kostendatensätze berücksichtigt werden. Dazu müssen einfach die entsprechenden Haken gesetzt/entfernt werden

• (rot hinterlegt) Hotel/Leistungsträger wird abgerechnet oder nicht
• (gelb hinterlegt) wenn das Hotel abgerechnet wird erhält es sofort die Mail mit Gutschrift (Haken an) oder nicht (Haken aus)
• (grün hinterlegt) Buchung wird abgerechnet oder nicht
• (blau hinterlegt) Kostensatz wird abgerechnet oder nicht

Sind alle Entscheidungen getroffen klickt man ganz unten auf den Knopf “Gutschriften erstellen”.
Damit wird für alle ausgewählten Hotels/Leistungsträger je eine Eingangsrechnung angelegt. Pro Buchung wird an der jeweiligen Eingangsrechnung eine Position angelegt und alle entsprechenden Kostendatensätze automatisch verknüpft. Hotels, für die der Haken gesetzt bzw. nicht entfernt wurde, bekommen eine E-Mail mit der Gutschrift und PDF als Anhang.

Das Resultat wird wie folgt visualisiert.

Pro erstellter Gutschrift (=Eingangsrechnung) wird eine Zeile angezeigt. Diese zeigt:

• die Rechnungsnummer der Eingangsrechnung
• Titel des Hotels/Leistungsträgers
• Wert der Eingangsrechnung
• EMail-Versand erfolgt oder nicht

Über den Link “Download zipped PDF” können die Gutschrift-PDFs für alle entstandene Eingangsrechnungen heruntergeladen werden.

Wenn entsprechend konfiguriert (dazu TS Support informieren), kann ein Mitarbeiter das Resultat nochmal per EMail erhalten.

Es ist nun möglich den Eingangsrechnungen, die hier generiert werden, ein Fälligkeitdatum mitzugeben. Dieses wird unter anderem benötigt, damit die Eingangsrechnung auch im Modul offene ERs zu zahlen gelistet werden und dann daraus eine Sammelüberweisung generiert werden kann.

Die Besteuerung der einzelnen Kostendatensätze können sie unter Einstellungen-UST-Regeln selbst steuern.

Voraussetzung:
- Mandant für Gutschriften-Tool freigeschaltet (tsconfig/fibu/mod_gtool=“ja”)
- Hotel: Haken “Abrechnung über Gutschrift” gesetzt
- Hotel: Auswahl “Abrechnung an Partner” getroffen

Bisheriges Verhalten: - auf der Abrechnungs-Gutschrift (PDF) wurden Anschrift und Kontodaten des Partners anstelle der Hoteldaten verwendet ()jedes Hotel einzeln

Neues Verhalten: - entsprechende Buchungen werden anhand des Partners gruppiert (kann also Buchungen diverser Hotels betreffen) - an der entstehenden Eingangsrechnung wird der Partner anstelle des Hotels hinterlegt (DATEV konform) - Gutschrift-Mail wird an Partner versendet

Das Gutschriften Tool verwendet jetzt zur Erzeugung der Eingangsrechnung, die Währung die am Hotel/Leistungsträger oder Gutschrift-Partner ausgewählt ist.

Alle Beträge an der Eingangsrechnung (Gesamt / Teilbeträge der Eingangs-Rechnungs-Positionen) sind in der Währung hinterlegt, die an der Eingangsrechnung eingestellt ist.

Eine automatische Umrechnung der Beträge bei ändern der Währung erfolgt nicht.